Definición de la Administración. El
conjunto de las operaciones que realizan las empresas puede dividirse en seis
grupos, a saber: 1) Operaciones técnicas (producción, fabricación,
transformación), 2) Operaciones comerciales (compras, ventas, permutas),
3) Operaciones financieras (búsqueda y administración de capitales), 4)
Operaciones de seguridad (protección de bienes y de personas), 5)
Operaciones de contabilidad (inventario, balance, precio de costo,
estadística, etc.), 6) Operaciones administrativas (previsión,
organización, mando, coordinación y control) (...)Estos seis grupos de
operaciones o funciones esenciales existen siempre en toda empresa, sea ésta
simple o compleja, pequeña o grande. (...)El grupo administrativo
requiere una explicación más amplia. P-7
6) Función administrativa. Ninguna de
las cinco funciones precedentes está encargada de formular el programa general
de acción de la empresa, de constituir el cuerpo social, de coordinar los
esfuerzos, de armonizar los actos. Estas operaciones no forman parte de las
atribuciones de la función técnica, como tampoco de las funciones comercial,
financiera, de seguridad, de contabilidad. Ellas constituyen otra función,
designada habitualmente con el nombre de administración, y cuyas
atribuciones y esfera de acción se hallan muy mal definidas. (...) La previsión,
la organización, el mando, la coordinación y el control
forman parte, sin lugar a dudas, de la administración, de acuerdo con el
concepto corriente de este término. P-9
He adoptado, pues, la siguiente
definición: Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar. Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de
acción. Organizar es constituir el doble organismo, material y social,
de la empresa. Mandar es dirigir el personal. Coordinar es ligar,
unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos. Controlar es
vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes
dadas. (...) Así comprendida, la administración no es ni un privilegio
exclusivo ni una carga personal del jefe o de los dirigentes de la empresa; es
una función que se reparte, como las otras funciones esenciales, entre la
cabeza y los miembros del cuerpo social. (...) La función administrativa
se distingue nétamente de las otras cinco funciones esenciales. Es necesario no
confundirla con el gobierno. (...) Gobernar es conducir la empresa hacia el fin
propuesto, tratar de obtener el mayor provecho posible de todos los recursos de
que ella dispone; es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales. (...)
La administración no es sino una de las seis funciones cuya marcha debe
asegurar el gobierno. Pero ella ocupa, en la actuación de los altos jefes, un
lugar tan grande, que puede a veces parecer que esta actuación es
exclusivamente administrativa. P.10
En todas las clases de empresa
la capacidad esencial de los agentes inferiores es la capacidad profesional
característica de la empresa y la capacidad esencial de los grandes jefes es la
capacidad administrativa. P.12
Pueden extraerse de este cuadro las
siguientes conclusiones. 1° La capacidad principal del jefe de la pequeña
empresa industrial es la capacidad técnica. 2° A medida que se asciende
en la escala jerárquica del personal de las empresas, la importancia relativa
de la capacidad administrativa aumenta, mientras que la de la capacidad técnica
disminuye. La equivalencia entre estas dos capacidades se produce en las
empresas de mediana importancia. 3° La capacidad principal de los jefes de las
grandes empresas es la capacidad administrativa. Cuanto más importante
es la empresa, tanto más domina la capacidad administrativa. P.18
La capacidad técnica es la
capacidad principal de los agentes inferiores de la gran empresa y de los jefes
de la pequeña empresa industrial; la capacidad administrativa es la
capacidad principal de los grandes jefes. La capacidad técnica domina en
la base de la escala jerárquica industrial y la capacidad administrativa
en la cúspide. P.18
En toda clase de empresas la
capacidad principal de los agentes inferiores es la capacidad profesional
característica de la empresa, y la capacidad principal de los grandes jefes es
la capacidad administrativa. (...) La necesidad de nociones administrativas es
general. P.19
Sin doctrina no hay enseñanza posible.
(...) Las doctrinas personales no faltan. En ausencia de doctrina consagrada
cada uno puede creer que posee los mejores métodos; así pueden verse en todas
partes: en la industria, en el ejército, en la familia, en el Estado, las
prácticas más contradictorias colocadas bajo la égida de un mismo principio.
(...)Mientras que desde el punto de vista técnico un jefe no se
atrevería a proceder contrariando ciertas reglas establecidas sin exponerse a
perder su prestigio, desde el punto de vista administrativo pueden
permitirse impunemente las prácticas más peligrosas. P.21
La situación sería muy distinta si
existiera una doctrina consagrada, es decir, un conjunto de principios,
de reglas, de métodos, de procedimientos probados y
controlados por la experiencia pública. P.21
La función administrativa sólo
tiene por órgano y por instrumento el cuerpo social. Mientras que las otras
funciones ponen en juego la materia prima y las máquinas, la función administrativa
sólo obra sobre el personal.
A continuación mencionaré algunos de
los principios de administración que he tenido que aplicar con más
frecuencia: P.23
1° División del trabajo. La división
del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.
(...)La división del trabajo permite reducir el número de objetos sobre los
cuales deben aplicarse la atención y el esfuerzo. (...)Tiende, en consecuencia,
a la especialización de las funciones y a la separación de los
poderes. P.23
2° Autoridad-Responsabilidad. La autoridad
consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer. (...)En un
buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad
legal. (...)No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es
decir, sin una sanción -recompensa o penalidad- que acompaña al ejercicio del
poder. La responsabilidad es un corolario de la autoridad, su consecuencia
natural, su contrapeso indispensable. En cualquier lugar donde se ejerza la
autoridad nace una responsabilidad. P.25
3° Disciplina. La disciplina
consiste esencialmente en la obediencia, la asiduidad, la actividad, la
presencia y los signos exteriores de respeto. (...) Luego, el estado de disciplina
de un cuerpo social cualquiera depende esencialmente del valor de los jefes.
(...) En resumen la disciplina es el respeto de los convenios que tienen
por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y los
signos exteriores con que se manifiesta el respeto. Ella se impone a los
más altos jefes como a los agentes más modestos. P.27
4° Unidad de Mando. Para la
ejecución de un acto cualquiera un agente sólo debe recibir órdenes de un jefe.
(...)En todas las asociaciones humanas, en la industria, en el comercio, en el
ejército, en la familia, en el Estado, la dualidad de mando es una
fuente perpetua de conflictos, a veces muy graves, que reclaman particularmente
la atención de los jefes de todas las categorías. P.28
5° Unidad de dirección. Un solo
jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden a un mismo
fin. Es necesario no confundir. Unidad de dirección (un solo jefe,
un solo programa) con Unidad de mando (un agente no debe recibir
órdenes sino de un solo jefe). La unidad de dirección se crea mediante
una buena constitución del cuerpo social; la unidad de mando depende del
funcionamiento del personal. P.29
6° Subordinación del interés
particular al interés general. En una empresa el interés de un agente o de un
grupo de agentes no debe prevalecer contra el interés de la empresa; que el
interés de la familia debe privar ante el de uno de sus miembros y que el
interés del Estado debe preceder al del ciudadano o de un grupo de ciudadanos.
Parecería que este concepto no debiera ser recordado. Pero la ignorancia, la
ambición, el egoísmo, la pereza, las debilidades y todas las pasiones humanas
tienden a hacer perder de vista el interés general en provecho del interés
particular. Ésta es una lucha perpetua. P.30
7° Remuneración del personal. La remuneración
del personal constituye el precio del servicio prestado. Debe ser
equitativa y, en todo lo que sea posible, dar satisfacción a la vez al personal
de la empresa, al empleador y al empleado. P.30
8° Centralización. Como la
"división del trabajo", la centralización es un hecho del orden
natural; consiste en que en todo organismo, animal o social, las sensaciones
convergen hacia el cerebro o la dirección y en que de ésta o de aquel parten
las órdenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo. (...) La
centralización no es un sistema de administración bueno o malo en sí, pudiendo
ser adaptado o abandonado según la voluntad de los dirigentes o la influencia
de las circunstancias. (...) La cuestión de la centralización o descentralización
es una simple cuestión de medida. Se trata únicamente de hallar el límite
favorable a la empresa. P.37
9° Jerarquía. La jerarquía está
constituida por la serie de jefes que va de la autoridad superior a los agentes
inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por todos los
grados de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior
o las que le son dirigidas. (...) Existen muchas operaciones cuyo éxito depende
de una ejecución rápida; es necesario conciliar, por lo tanto, el respeto de la
vía jerárquica con la obligación de obrar rápidamente. (...) Tal es el régimen
de hecho que existe en la gran mayoría de los negocios. Implica el hábito de
cierta iniciativa en todos los grados de la escala jerárquica. (...) El empleo
del camino directo es simple, rápido y seguro. P.39
10° Orden. Es conocida la fórmula del
orden material: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. La
fórmula del orden social es idéntica: Un lugar para cada persona y cada
persona en su lugar. (...) Orden material El orden perfecto implica
un lugar juiciosamente elegido; el orden aparente no es sino una imagen
falsa o imperfecta del orden real. (...) Orden social. Para que en una empresa
reine el orden social es indispensable, de acuerdo con la definición expuesta,
que se haya reservado un lugar a cada agente y que cada agente esté en el lugar
que le ha sido asignado. (...) El orden social así comprendido supone resueltas
las dos operaciones administrativas más difíciles: una buena organización y un
buen reclutamiento. Una vez determinados los cargos necesarios para la marcha
de la empresa y seleccionadas las personas que lo desempeñarán, cada una de
éstas ocupará el puesto donde pueda rendir el máximo de servicios. P.41
11° Equidad. ¿Por qué hablamos de
equidad y no de justicia? La justicia es la realización de los convenios
establecidos. Pero los convenios no pueden prever todo; es necesario a menudo
interpretarlos o suplir su insuficiencia. (...) La equidad es el resultado de
la combinación de la benevolencia con la justicia. La equidad no excluye ni la
energía ni el rigor. Ella exige en su aplicación muy buen sentido, mucha
experiencia y mucha bondad. P.42
12° Estabilidad del personal. Un
agente necesita tiempo para iniciarse en una función nueva y llegar a
desempeñarla bien, admitiendo que esté dotado de las aptitudes necesarias.
(...) La inestabilidad es a la vez causa y consecuencia de las malas
situaciones. El aprendizaje de un jefe de alta categoría es generalmente muy
caro. (...) El principio de la estabilidad es, pues, como todos los otros, una
cuestión de medida. P.43
13° Iniciativa. Una de las más vivas
satisfacciones que puede experimentar el hombre inteligente es concebir un plan
y asegurar su buen éxito; es también uno de los más poderosos estimulantes de
la actividad humana. (...) Esta posibilidad de concebir y ejecutar recibe el
nombre de iniciativa. La libertad de proponer y de ejecutar son también, cada
una por su parte, elementos componentes de la iniciativa. (...) En fin, en
igualdad de circunstancias, un jefe que sabe inspirar iniciativa entre su
personal es infinitamente superior a otro que no sabe hacerlo. P.44
14° Unión del personal. La unión hace
la fuerza. (...) La armonía y la unión del personal de una empresa constituye
una gran fuerza para ella. (...)
De los muchos medios que puede
emplearse a tal fin, señalaré particularmente un principio que debe cumplirse y
dos peligros que deben evitarse. El principio a cumplir es la unidad de mando;
los peligros a evitar son: a) una mala interpretación de la divisa
"dividir para reinar"; b) el abuso de las comunicaciones escritas.
(...) Sin principios se vive en la oscuridad, en el caos; sin experiencia y sin
mesura se presentan muchas dificultades, aun con los mejores principios. El principio
es el faro que permite orientarse; sólo puede ser útil a los que conocen el
camino del puerto. P.46
Elementos de Administración
1. Previsión. Prever
significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo: prever es ya
obrar. (...) La previsión tiene una infinita variedad de ocasiones y de
maneras de manifestarse: la principal, su signo sensible, su instrumento más
eficaz es el programa de acción. (...) El programa de acción es a
la vez el resultado que se desea obtener, la línea de conducta a seguir, las
etapas a franquear, los medios a emplear; es una especie de cuadro del
porvenir, en el cual los acontecimientos próximos se hallan previstos con
cierta precisión, según la idea que uno se ha formado de ellos, pero donde los
acontecimientos lejanos aparecen cada vez más vagos; es la marcha de la empresa
prevista y preparada para un período de tiempo determinado. (...) El programa
de acción reposa: 1) sobre los recursos de la empresa (inmuebles,
herramientas y útiles, materias primas, capitales, personal, poder de
producción, mercados comerciales, relaciones sociales, etc.; 2) sobre la
naturaleza e importancia de las operaciones en curso; 3) sobre las
posibilidades futuras, las cuales dependen, en parte, de las condiciones
técnicas, comerciales, financieras, etc., todas sometidas a cambios cuya
importancia y momento no pueden determinarse de antemano. (...) La preparación
del programa de acción es una de las operaciones más importantes y más difíciles
de toda la empresa; pone en movimiento todos los servicios y todas las
funciones, principalmente la administrativa. P.47
Unidad, continuidad,
flexibilidad y precisión, tales son los caracteres generales
de un buen programa de acción. (...) En resumen, el programa de
acción facilita la utilización de los recursos de la empresa y la elección
de los mejores medios a emplear para llegar al fin propuesto; suprime o reduce
las hesitaciones, las falsas maniobras y los cambios injustificados de
orientación; contribuye al mejoramiento del personal. (...) La confección de un
buen programa de acción exige en el personal dirigente: 1) la destreza
para dirigir a los hombres; 2) muchas actividades; 3) cierto coraje moral; 4)
una gran estabilidad; 5) cierta competencia en la especialidad profesional de
la empresa; 6) cierta experiencia general de los negocios. P.56
2. Organización. Organizar
una empresa es dotarla de todos los elementos necesarios para su
funcionamiento: materias primas, herramientas y útiles capitales, personal.
(...) Pueden hacerse en este conjunto de elementos dos grandes divisiones: el
organismo material y el organismo social. (...) Entre el cuerpo
social de la empresa rudimentaria, donde el hombre desempeña todas las
funciones, hasta el de la empresa nacional que emplea millones de
individuos, se presentan todas las variaciones posibles. P.60
En todos los casos el cuerpo social debe desempeñar la misión administrativa siguiente: 1) Vigilar para que el programa de acción sea conscientemente preparado y rigurosamente ejecutado; 2) Vigilar para que el organismo social y el organismo material se hallen en relación con el fin, los recursos y las necesidades de la empresa; 3) Establecer una dirección única, competente y vigorosa; 4) Concertar las acciones y coordinar los esfuerzos; 5) Formular decisiones claras netas y precisas; 6) Contribuir a un buen reclutamiento; cada servicio debe tener a su frente a un hombre competente y activo; cada agente debe estar en el puesto donde puede rendir el máximo de servicio; 7) Definir claramente las atribuciones; 8) Estimular la afición a las iniciativas y a las responsabilidades; 9) Remunerar equitativa y hábilmente los servicios prestados; 10) Aplicar sanciones contra las faltas y errores; 11) Hacer respetar la disciplina; 12) Vigilar para que los intereses particulares se hallen subordinados al interés de la empresa; 13) Prestar una atención particular a la unidad de mando; 14) Vigilar el orden material y el orden social; 15) Hacer controlar todo; 16) Combatir los abusos de reglamentación, de formulismo burocrático y de expedienteo, etc. P.61
3. Mando. Una
vez constituido el cuerpo social es menester hacerlo funcionar: es ésta la
misión que debe cumplir el mando. Esta misión se reparte entre los diversos
jefes de la empresa, teniendo cada uno la carga y la responsabilidad de su
unidad. (...) El jefe encargado del mando debe: 1) Tener un conocimiento
profundo de su personal; 2) Eliminar a los incapaces; 3) Conocer perfectamente
los convenios que rigen las relaciones entre la empresa y sus agentes; 4) Dar
buen ejemplo; 5) Efectuar inspecciones periódicas del cuerpo social; auxiliarse
en estas inspecciones mediante cuadros sinópticos; 6) Reunir a sus principales
colaboradores en conferencias, para preparar en ellas la unidad de dirección y
la convergencia de los esfuerzos; 7) No dejarse absorber por los detalles; 8)
Procurar que reinen en el personal la actividad, la iniciativa y la abnegación.
(...) P.106
4. Coordinación. Coordinar
es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa de manera de
facilitar su funcionamiento y procurar el buen éxito. Es dar al
organismo material y social de cada función las proporciones convenientes para
que ésta pueda cumplir su misión en forma segura y económica. Es tener en cuenta
en una operación cualquiera -técnica, comercial, financiera u otra- las
obligaciones y las consecuencias que esa operación acarrea para todas
las funciones de la empresa. Es fijar la proporción de los gastos con relación
a los recursos financieros, la extensión de los inmuebles y los útiles de
acuerdo con las necesidades de la fabricación, las provisiones con el consumo,
las ventas con la producción. Es construir la casa ni demasiado grande ni
demasiado pequeña, adaptar la herramienta a su uso, la vía al vehículo, los
procedimientos de seguridad a los peligros. Es hacer pasar lo accesorio después
de lo principal. Es, en suma, dar a las cosas y a los actos las proporciones
convenientes, adaptar los medios al fin. P.112
5. Control. En
una empresa el control consiste en verificar si todo se realiza conforme
al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos.
Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores, a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repetición. Se aplica a todas las cosas, a las personas
y a los actos. Desde el punto de vista administrativo es menester asegurarse de
que el programa existe, que es aplicado y llevado al día, que el organismo
social es perfecto, que los cuadros sinópticos del personal son usados, que el
mando se ejerce de acuerdo con los principios, que las conferencias de
coordinación se realizan, etc. P.116
Por cuanto algunas operaciones de
control se vuelven demasiado numerosas, complejas o amplias para que puedan ser
realizadas por los agentes ordinarios de los diveros servicios, es necesario
recurrir a agentes especiales que reciben el nombre de verificadores o inspectores. P.116
Un buen control es un precioso
auxiliar de la dirección; puede proporcionar ciertas informaciones
indispensables que la vigilancia jerarquizada sería a veces incapaz de suministrar.
El control puede ejercerse sobre cualquier aspecto de la empresa; depende de la
dirección que su funcionamiento sea eficaz. Un buen control previene las
sorpresas peligrosas que podrían degenerar en catástrofes. (...) Es conveniente
poder responder siempre, a propósito de cualquier operación, a la pregunta
siguiente: "¿Cómo se efectúa el control?" P.117
Aplicándolo a todas las operaciones,
cualquiera que sea su naturaleza, y a todos los agentes, cualquiera que sea su
nivel jerárquico, el control se ejerce de mil maneras distintas. Como los otros
elementos de la administración, -previsión, organización, mando y
coordinación- exige siempre una continua atención y a menudo mucha
sagacidad. P.117
Administración
Industrial y General Previsión – Organización – Mando - Coordinación
– Control Henri Fayol 1916 Librería "El
Ateneo" Editorial 1982, 351 págs, 12.5 x 19.5 cms. (págs.
Henri Fayol (1841-1925) destaca en
primer lugar que los dirigentes de empresas de su época se formaron, en su gran
mayoría, en las grandes escuelas francesas de ingeniería, cuyos cursos son casi
exclusivamente técnicos (...) Aboga pues para que se incluya la administración
en los programas de las escuelas. (Editorial) Hasta el presente se estudian sus
14 puntos generales de administración.
Compilación Ragarro
31.01.08
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